Harmonogram badania opinii pracowników – ile trwa badanie?

Czas poświęcony na rzetelne i dokładne zebranie opinii pracowników i przeprowadzenie badania może mieć pozytywny wpływ na skuteczne podejmowanie decyzji personalnych w firmie. Czas ten jest jednak zależny od wielu czynników, takich jak metoda badawcza, wielkość badanej populacji, czy liczba raportów z badania. W tym artykule omówimy, jakie są konieczne etapy przeprowadzenia badania oraz jak długo trwa jego przygotowanie i przeprowadzenie.

Jak wygląda proces badania satysfakcji pracowników?

Cały proces przeprowadzenia badania satysfakcji pracowników składa się zazwyczaj z 5 głównych etapów:

1. Opracowanie bądź konsultacja kwestionariusza badawczego
2. Przekazanie informacji o badaniu pracownikom
3. Przygotowanie i realizacja badania
4. Przygotowanie analiz statystycznych
5. Opracowanie raportu końcowego

Cały proces badania jest realizowany zgodnie z powyższymi etapami, nad którymi sprawowana jest ciągła kontrola. Już podczas tworzenia oferty, każdy etap jest szczegółowo opisywany, a ich czas trwania jest precyzyjnie określony. Proces badawczy rozpoczyna się w momencie podpisania umowy przez obie strony i zazwyczaj trwa od 6 do 9 tygodni. Natomiast warto podkreślić, że te terminy są dostosowywane do specyficznych wymagań Zamawiającego i mogą się różnić w zależności od badania.

Zobacz: Zrozumienie badań pracowników

Etap 1 – Opracowanie bądź konsultacja kwestionariusza badawczego

Pierwszym etapem prowadzenia badania jest opracowanie nowego kwestionariusza dostosowanego do specyfiki badanej organizacji lub modyfikacja i konsultacja istniejącego. W przypadku, gdy kwestionariusz jest dostarczony przez Zamawiającego, zespół badawczy dokonuje jego analizy, konsultacji wewnętrznych oraz przekazuje ewentualne uwagi do Zamawiającego. Istotne jest, że kwestionariusz zawsze powstaje w ścisłej współpracy z Zamawiającym, uwzględniając zarówno jego sugestie, jak i wskazówki zespołu badawczego.

Równocześnie z pracami nad kwestionariuszem trwają prace nad ewentualnymi materiałami promocyjnymi, takimi jak plakaty. Dzięki jednoczesnemu prowadzeniu wielu działań możliwe jest efektywne wykorzystanie czasu i szybkie rozpoczęcie badania. Pierwszy etap trwa zazwyczaj do 2 tygodni, a podczas niego Wszystkie materiały są stale konsultowane z Zamawiającym, co zapewnia zgodność z jego oczekiwaniami i wymaganiami.

Etap 2 – Przekazanie informacji pracownikom

Przed rozpoczęciem ankietyzacji ustalana jest również strategia komunikacji z pracownikami. Odgrywa ona kluczową rolę w badaniu, ponieważ odpowiednie informowanie i motywowanie potencjalnych respondentów zwiększa wskaźnik uzyskanych odpowiedzi i poprawia jakość zebranych danych.

W dniu rozpoczęcia badania wysyłana jest informacja do pracowników, następnie 2-3 przypomnienia o trwaniu ankietyzacji oraz podziękowania. Ten etap nie wydłuża czasu trwania badania, ponieważ wszystkie działania prowadzone w jego zakresie są prowadzone równocześnie z etapem pierwszym i trzecim.

Etap 3 – Przygotowanie i realizacja badania

Ostateczny czas trwania badania jest ściśle uzależniony od metody jaką prowadzone jest badanie, a ta jest zawsze dostosowywana do indywidualnych potrzeb klienta. W przypadku badań satysfakcji pracowników najczęściej stosowane są metody:

1. CAWI (Computer-Assisted Web Interviewing) - badanie realizowane przez internet. , gdzie respondenci wypełniają ankietę online, co pozwala na szybkie zbieranie danych. CAWI jest efektywną metodą, ponieważ umożliwia jednoczesne dotarcie do dużej liczby respondentów bez konieczności bezpośredniego kontaktu. Dostęp do takiej ankiety może być realizowany poprzez służbowe e-maile pracowników bądź kody QR nadrukowane na plakatach, które pracownicy samodzielnie skanują urządzeniem mobilnym.
2. Kioski ankietowe - specjalne stanowiska z komputerami lub tabletami, na których respondenci mogą wypełniać ankiety. Ta metoda jest szybka, ale wymaga transportu sprzętu oraz fizycznej obecności respondentów przy kioskach, co może być ograniczeniem w niektórych miejscach.
3. PAPI (Paper and Pencil Interviewing) - tradycyjna metoda ankietowania przy użyciu papierowych kwestionariuszy. Choć PAPI może być skuteczne w miejscach z ograniczonym dostępem do internetu, jest to najbardziej czasochłonna metoda, ponieważ zbieranie i ręczne wprowadzanie danych wymaga czasu.

Często spotykaną praktyką jest łączenie kilku metod, dzięki czemu pracownicy mają więcej możliwości udziału w badaniu. Sama ankietyzacja prowadzona metodą CAWI zazwyczaj trwa dwa tygodnie, chyba że badanie obejmuje bardzo dużą populację.

Etap 4 i 5 – Analiza statystyczna i opracowanie raportu końcowego

Po zakończeniu ankietyzacji rozpoczyna się etap analizy statystycznej oraz przygotowywania raportu. Czas na wykonanie tych czynności wynosi zazwyczaj dwa tygodnie. Ulega on wydłużeniu nawet do 5 tygodni w momencie gdy z badania przygotowywanych jest wiele raportów końcowych, ponieważ każdy dodatkowy raport wymaga dodatkowej analizy i opracowania.

Raport jest przedstawiany w przystępnej formie z odpowiednimi opisami, tak aby był zrozumiały dla wszystkich odbiorców. Znajdują się w nim wykresy obrazujące uzyskane wyniki oraz stosowne tabele. Na koniec analiz wyciągane są wnioski oraz przekazywane rekomendacje dotyczące dalszych działań. Po otrzymaniu raportu Zamawiający ma możliwość zgłoszenia uwag dotyczących prezentacji wyników, a przygotowujący go pracownicy naniosą odpowiednie poprawki.

Podsumowanie

Podsumowując, czas trwania badania zależy od kilku czynników, takich jak liczba raportów końcowych czy metoda badawcza. Cały proces, od podpisania umowy do otrzymania raportu, może trwać od sześciu do dziewięciu tygodni, w zależności od liczby raportów do przygotowania.

- Proces badania rozpoczyna się w momencie podpisania umowy przez obie strony. Zwykle znany jest już wtedy szczegółowy harmonogram badania. Z punktu widzenia powodzenia całego procesu kluczowy jest oczywiście etap zbierania odpowiedzi od pracowników. Na ogół zalecamy, aby pracownikom zagwarantować co najmniej dwa tygodnie na udział w badaniu - podsumowuje Bartosz Olcha - dyrektor ds. badań w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.