Jak przygotować firmę (i pracowników) do przeprowadzania badań satysfakcji i zaangażowania pracowników?

Jednym z pytań, które często zadają sobie osoby, które chcą w swojej firmie zrealizować badania satysfakcji pracowników jest to, czy ich przeprowadzenie wymaga jakiś specjalnych przygotowań ze strony kadry zarządzającej lub szeregowych pracowników? Niektórzy zastanawiają się także, czy organizacja takich badań nie zdezorganizuje pracy w zakładzie? Czy w związku z realizacją badań istnieje potrzeba udostępnienia jakiegoś pomieszczenia, w którym mogłyby zostać one przeprowadzone? Ten artykuł ma służyć odpowiedzi na takie właśnie pytania. Będziemy chcieli w nim pokazać, jak przygotować firmę oraz jej pracowników do realizacji badań satysfakcji oraz zaangażowania.

Zastanów się nad celami, które chcesz osiągnąć dzięki badaniom

Choć może wydawać się to dziwne, to niektóre firmy chcą zrealizować badania satysfakcji pracowników nie mając żadnego pomysłu na to, co chcą dzięki temu przedsięwzięciu osiągnąć. Traktują one organizację tego typu badań jedynie jako element pewnej sprawozdawczości. Takie podejście to bez wątpienia błąd i w dużej mierze strata pieniędzy. Badania satysfakcji i zaangażowania pracowników dostarczają wiedzy, która umiejętnie wykorzystana może realnie przyczynić się do poprawy funkcjonowania danego miejsca pracy. Warto zaakcentować, iż zakres tematyczny tego rodzaju badań obejmuje nie tylko badanie satysfakcji i motywacji do pracy, lecz również może on dotyczyć np. relacji z przełożonymi, współpracy w zespole, warunków pracy i jej organizacji, systemu ocen pracowniczych, przepływu informacji w firmie, lojalności względem pracodawcy. Szczególnym rodzajem badań pracowniczych są także badania kultury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa oraz tzw. „Badania 360”. Te ostatnie pozwalają ocenić kompetencje pracowników oraz rozpoznać ich opinie w zakresie wybranych obszarów działalności firmy. Często tego typu badania realizowane są pośród kadry menadżerskiej. Przemyślenie tego, jakie dokładnie badania chcemy przeprowadzić w swojej firmie, na jakie pytania chcemy uzyskać odpowiedź, kogo chcemy nimi objąć usprawni znacząco dalsze kroki procesu badawczego. 

Sprawdź, czy w przeszłości w twojej firmie było realizowane podobne badanie

Przygotowanie firmy do badania satysfakcji pracowników warto rozpocząć od sprawdzenia czy w twojej firmie były już kiedyś realizowane podobne badania. Nawet jeśli nie były one przeprowadzone przez ostatnie 2-3 lata, to może były one robione jeszcze wcześniej? Jeśli jesteś pracownikiem działu HR i dopiero od niedawna pracujesz w twojej obecnej firmie, warto zapytać o to twoich współpracowników lub przełożonych. Być może oni pozwolą Ci ustalić czy, a jeśli tak, to kiedy ostatni raz w firmie badano satysfakcję pracowników. Jeśli okaże się, że takie badanie miało już kiedyś miejsce, warto odszukać raport oraz kwestionariusz badawczy, za pomocą którego badanie zostało wówczas zrealizowane. Mając w ręku poprzedni raport oraz ankietę możemy zlecić realizację nowego badania według założeń, które zostały zastosowane już kiedyś. W ten sposób uzyskamy materiał, który nadaje się do porównań i określenia tego, jak zmieniła się opinia pracowników o miejscu pracy na przestrzeni miesięcy czy lat. Czasami tego rodzaju porównania między kolejnymi okresami stanowią jeden z najważniejszych celów badań. Dodatkowo w ten sposób możemy zmniejszyć koszty związane z nowym badaniem, gdyż zaprojektowanie od podstaw nowego kwestionariusza ankiety nie będzie wówczas potrzebne.

Zorientuj się czy wszyscy twoi pracownicy posiadają służbową pocztę e-mail.

Badania satysfakcji pracowników realizuje się zazwyczaj przede wszystkim w oparciu o techniki ilościowe. Narzędziem badawczym jest w takim przypadku kwestionariusz ankiety. Sposoby, dzięki którym za jego pomocą będą zbierane dane mogą być jednak różne. Przede wszystkim należy zaznaczyć, iż ankieta wykorzystywana w trakcie badań może przybrać formę papierową, jak również elektroniczną. Jeśli wiemy, że wszyscy nasi pracownicy posiadają służbową pocztę e-mail, wówczas warto zdecydować się na realizację badania techniką CAWI. W takim przypadku nasi pracownicy otrzymują wiadomość z zaproszeniem do udziału w badaniu oraz linkiem do elektronicznej wersji ankiety. Dużą zaletą tej techniki jest szybkość pomiaru, najniższe koszty (w porównaniu do pozostałych technik), a także możliwość łatwego przeprowadzenia badania wśród pracowników, którzy pracują w różnych lokalizacjach (np. w różnych oddziałach na terenie całego kraju).

W przypadku, gdy tylko część naszych pracowników posiada elektroniczne skrzynki pocztowe, wówczas można się zdecydować na badanie za pomocą infokiosków z wgranym elektronicznym kwestionariuszem ankiety. Gdy natomiast wiemy, że część naszych pracowników może mieć znaczące problemy z obsługą nowych technologii, wówczas możemy się zdecydować również na to, by część badania została zrealizowana za pomocą tradycyjnych, papierowych ankiet. Warto podkreślić, iż w ramach jednego badania może zostać zastosowanych kilka różnych technik zbierania danych. Zaoferowanie pracownikom różnych możliwości wzięcia udziału w ankietyzacji przyczynia się zazwyczaj do zwiększenia współczynnika response rate – a więc liczby osób, które ostatecznie decydują się na wzięcie udziału w badaniu.

Zobacz także: Zrozumienie badań pracowników

Zastanów się, czy dla wyników badań satysfakcji pracowników chcesz otrzymać benchmark

Przeprowadzenie badań satysfakcji i zaangażowania pracowników pozwoli nam ocenić, na ile osoby, które są u nas zatrudnione są zadowolone ze swojej pracy i jak ważna jest ona dla nich. Tego rodzaju badania nie odpowiedzą nam jednak na pytanie o to, jaki jest poziom satysfakcji naszych pracowników na tle innych, którzy pracują w konkurencyjnych firmach, w tej samej, lub podobnej, branży. Aby się tego dowiedzieć niezbędne jest wykonanie dodatkowej analizy nazywanej benchmarkiem. Benchmark w badaniach pracowniczych polega na dokonaniu porównania wyników badań pracowniczych dokonanych w naszej firmie z wynikami badań, które zostały przeprowadzone wśród innych pracowników branży. Czasami zdarza się sytuacja, w której wyniki uzyskane w naszej firmie mogą wydawać nam się niskie, jednak po zestawieniu ich z wynikami pracowników innych firm okazuje się, że wcale takie nie są. Duży stres, obciążenie wieloma obowiązkami, praca w niebezpiecznych warunkach mogą być czynnikami, które są pewnym stałym elementem przypisanym do danego zawodu i pracownicy niezależnie od tego, dla jakiej firmy pracują, są z pewnych aspektów swojej pracy mniej zadowoleni. Oczywiście, również wyniki, które mogą wskazywać na stosunkowo wysokie zadowolenie naszych pracowników nie muszą wcale oznaczać, że w innych zakładach pracy nie są one jeszcze lepsze.

Analizę benchmarkową można przeprowadzić na różne sposoby. Niektóre ośrodki badawcze używają w tym celu raportów, które już kiedyś przygotowały dla swoich klientów działających w podobnych branżach co aktualny zamawiający. Takie podejście ma jednak spore wady. Po pierwsze, nie wszystkie wyniki da się ze sobą w ten sposób porównać. W naszym badaniu mogą pojawić się bowiem specyficzne kwestie i pytania, których nie zadawano pracownikom innych firm. W takim przypadku dokonanie porównania w ogóle nie jest możliwe. Po drugie, dane pochodzące z poprzednio przygotowanych raportów mogą być obecnie zwyczajnie nieaktualne. Należy mieć bowiem na uwadze, że w ciągu ostatnich trzech lat, czy to z powodu epidemii Covid-19, czy wojny na Ukrainie sytuacja gospodarcza w kraju ulegała silnym zmianom, nie pozostając bez wpływu na rynek pracy. W związku z powyższym wykorzystanie do benchmarku raportów sprzed 2 lub więcej lat mija się w zasadzie z celem.

W Centrum Badawczo Rozwojowym Biostat nasze podejście do przeprowadzenia tego rodzaju analizy jest natomiast inne. Realizując benchmark w badaniach pracowniczych wykorzystujemy do tego celu nasz autorski panel badawczy Badanie-Opinii.pl. Zamiast opierać się na danych zastanych, przeprowadzamy dodatkowe badanie CAWI wśród osób, które wykonują pracę w tej samej, lub pokrewnej branży, którą reprezentuje nasz klient. Osoby te wypełniają dokładnie ten sam kwestionariusz badawczy, który wcześniej wypełnili pracownicy w firmie objętej badaniem. W ten sposób wyeliminowany zostaje problem zarówno braku danych do dokonania odpowiedniego porównania, jak i aktualności danych.

Zapewnij odpowiednie warunki, w których pracownicy będą mogli wziąć udział w badaniu

Gdy zdecydujemy się na to, by nasi pracownicy wypełniali formularze w formie papierowej, wówczas musimy zastanowić się, w którym miejscu w naszej firmie mogliby wypełniać ankiety oraz w którym byłaby zlokalizowana urna. W większych zakładach pracy dobrym miejscem może być np. stołówka, w mniejszych – pomieszczenie socjalne. Ważne jest przede wszystkim to, by było to miejsce, do którego mają dostęp wszyscy pracownicy, którzy są objęci badaniem. Nad tą samą kwestią zastanów się także wówczas, gdy badanie będzie realizowane za pomocą kiosków ankietowych. Warto je ustawić w widocznych miejscach, w których często gromadzą się pracownicy. Hol, przez który przechodzą pracownicy, miejsce w pobliżu portierni, pomieszczenie socjalne, stołówka, duża sala konferencyjna – to dobre miejsca, w których można ustawić infokioski służące do realizacji badania.

Poinformuj pracowników o badaniu, wyjaśnij jego cele, zapewnij o poufności pomiaru

Jednym z kluczowych zadań realizowanych w ramach przygotowania firmy oraz pracowników do realizacji badania jest poinformowanie o zamiarze jego przeprowadzenia. Sposoby zakomunikowania tej informacji mogą być różne. W przypadku mniejszej firmy decyzja ta może być ogłoszona osobiście przez kierownictwo na spotkaniu z wszystkimi pracownikami. W większych przedsiębiorstwach wykorzystana może zostać do tego poczta elektroniczna, zakładowy radiowęzeł, plakaty, ulotki. Informację tę mogą przekazywać również managerowie odpowiadający za pracę poszczególnych działów firmy, czy brygadziści w przypadku zakładów produkcyjnych. Ważne jest, by informacja o badaniu dotarła do wszystkich, którzy zostaną nim objęci. W komunikacie o badaniu, jakąkolwiek formę ostatecznie on przybierze, trzeba przede wszystkim zawrzeć informacje o tym, w jakich daniach badanie będzie realizowane oraz jak będzie można wziąć w nim udział. Dodatkowo warto poinformować pracowników o tym, jakie są cele realizacji tego badania, wyjaśnić im, że uzyskane wyniki posłużą do wdrożenia działań mających na celu zwiększenia poziomu ich satysfakcji. W komunikacie tym powinna się znaleźć także informacja o tym, że udział w badaniu jest dobrowolny, sam zaś pomiar będzie realizowany z zachowaniem zasady anonimowości/poufności. Podkreślenie faktu, że odpowiedzi respondentów nie zostaną z nimi powiązane jest niezwykle istotne. Pracownicy o wiele chętniej wezmą udział w takim badaniu, jeśli będą wiedzieć, że nie grożą im żadne negatywne konsekwencje nawet w przypadku, jeśli ich odpowiedzi będą bardzo krytyczne.

- Efektywna realizacja badań satysfakcji i zaangażowania pracowników wymaga przygotowania się do nich także przez firmę, w której mają się one odbyć. Warto wcześniej poinformować pracowników o planowanej realizacji takich badań, podkreślając, że ich przeprowadzenie ma na celu poprawę warunków pracy. Zapewnienie pracowników o zachowaniu poufności informacji z badań może zwiększyć ich chęć uczestnictwa w ankietyzacji, co jest istotne dla wiarygodności uzyskanych wyników. Dodatkowo, jeśli w przeszłości przeprowadzane były już badania satysfakcji pracowników, warto rozważyć kontynuację, korzystając z tego samego kwestionariusza ankiety, ewentualnie wprowadzając drobne zmiany lub dodatkowe pytania. Takie podejście umożliwia porównanie wyników z poprzednich lat z obecnymi, co pozwala zidentyfikować zmiany i tendencje w poziomie satysfakcji i zaangażowania pracowników - zaznacza dr Michał Potracki - specjalista ds. badań i analiz w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.

Zapewnij pracownikom czas na wzięcie udziału w badaniu

Ważnym aspektem przygotowania firmy do realizacji badania jest także zapewnienie pracownikom czasu, w którym będą mogli wziąć udział w badaniu. Jeśli badanie realizowane jest za pomocą techniki CAWI, a pracownicy mają dostęp do służbowej poczty również w domu, wówczas mogą oni przystąpić do badania w dowolnym czasie. Jeśli jednak badane osoby mają dostęp do służbowej skrzynki mailowej tylko w godzinach pracy lub badanie jest realizowane za pomocą papierowych ankiet, wówczas warto pomyśleć np. nad kilkuminutowym wydłużeniem przerwy w trakcie pracy, podczas której pracownicy będą mieli dodatkowy czas na wypełnienie ankiety.