Jakie są koszty realizacji badania pracowników?

Wiele osób, które myślą nad realizacją w swoich firmach badań satysfakcji i zaangażowania pracowników zastanawia się nad tym, jakie mogą być koszty takiego przedsięwzięcia. U niektórych przedsiębiorców może pojawić się obawa, że na wykonanie takich badań potrzeba przeznaczyć bardzo dużo pieniędzy. Tymczasem realizacja badań pracowniczych wcale nie musi wiązać się z dużymi wydatkami. W niniejszym artykule pokażemy co wpływa na wycenę takich badań oraz jakie mogą być ich orientacyjne koszty.

Badanie satysfakcji pracowników to nie tylko koszty, lecz przede wszystkim zysk!

Nim zaczniemy pisać o kosztach chcielibyśmy zwrócić uwagę na zyski, jakie z realizacji badań może odnieść pracodawca. Badania satysfakcji i zaangażowania pracowników dostarczają wiedzy, która dobrze wykorzystana może wprost przełożyć się na wyniki danego przedsiębiorstwa. Liczne badania przeprowadzone na świecie oraz w Polsce wykazują, iż istnieje korelacja między poziomem satysfakcji pracownika a efektywnością i jakością wykonywanej przez niego pracy. Pracownik, który czuje satysfakcję z wykonywanej przez siebie pracy jest też na ogół bardziej lojalny wobec swojego pracodawcy i zdecydowanie rzadziej myśli o porzuceniu dotychczasowej pracy i szukaniu innej. Przedsiębiorstwo, w którym rotacja pracowników nie jest zbyt duża może funkcjonować o wiele stabilniej, a także ponosi mniejsze koszty związane z nieustanną rekrutacją i szkoleniem nowych osób. Pracownik, który jest zadowolony ze swojego stanowiska pracy o wiele częściej może także wychodzić z inicjatywą, innowacyjnymi pomysłami, które mogą usprawnić działanie całej firmy. W związku z powyższym wsłuchiwanie się w głos zatrudnionych u nas osób, badanie poziomu ich satysfakcji nie powinno być traktowane wyłącznie jako koszt, lecz również jako inwestycja, która może całemu zakładowi przynieść duże korzyści.

Co wpływa na koszt badań pracowniczych?

To, ile będziemy musieli zapłacić za realizację badania zależy od kilku czynników. Jednym z ważniejszych elementów, który wpływa na końcową cenę badania jest zastosowana technika badawcza, za pomocą której zbierane są dane. Zazwyczaj badania satysfakcji oraz zaangażowania pracowników prowadzi się bądź to z wykorzystaniem papierowych kwestionariuszy ankiet (technika PAPI), bądź też z wykorzystaniem elektronicznego formularza ankiety (technika CAWI, technika kiosków ankietowych). Należy podkreślić, iż badania prowadzone przy pomocy techniki PAPI są droższe od tych, w których zastosowanie znajdują ankiety w wersji elektronicznej. Przede wszystkim realizując badanie za pomocą papierowych kwestionariuszy ankiet trzeba ponieść koszt ich przygotowania oraz druku, konfekcjonowania, kolportażu, przygotowania urn i dostarczenia ich do miejsca, w którym odbędzie się badanie. Po zakończeniu okresu ankietyzacji wyniki znajdujące się na każdym formularzu trzeba przenieść na postać cyfrową. Skanowanie kolejnych ankiet oraz weryfikacja przetworzonych z postaci analogowej na cyfrową danych zajmuje znaczną ilość czasu, co również wpływa na końcową cenę takiego badania. W przypadku badań prowadzonych z wykorzystaniem elektronicznej wersji kwestionariusza ankiety znaczna część tych czynności zostaje zautomatyzowana. Nie jest potrzebny druk wielu egzemplarzy papierowych ankiet a wszystkie wyniki od razu zapisywane są na serwerze. W tym przypadku obliczając koszt badania bierze się przede wszystkim pod uwagę czas potrzebny na przygotowanie ankiety (opracowanie pytań badawczych, reguł przejścia do kolejnych pytań), przygotowanie aplikacji zawierającej ankietę, wykonanie testów pozwalających stwierdzić np. czy wiadomości e-mail z zaproszeniem do udziału w badaniu nie są blokowane przez filtry antyspamowe.

- Badania opinii pracowników z całą pewnością nie należą do najdroższych. Ogółem, w badaniach opinii cenę determinuje często charakter próby badawczej i realne możliwości dotarcia do respondentów. W tym kontekście, w badaniach pracowników respondenci są zwykle dostępni i żywo zainteresowani udziałem w badaniu, stąd nawet przy dużych próbach, koszt jednostkowy ankiety jest niski w porównaniu do projektów badawczych z innych obszarów - zauważa Bartosz Olcha - dyrektor ds. badań w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.

Dokonując wyceny badania bierze się pod uwagę także zakres usług dodatkowych. Pewne koszty generuje chociażby przygotowanie i druk materiałów, które informują pracowników o badaniu oraz wskazują, kiedy i w jakiej formie będzie się ono odbywać. Badania satysfakcji pracowników często obejmują usługę, jaką jest helpdesk. W przypadku, gdy któryś z pracowników zapomniał np. danych do logowania, lub ma inne problemy z wypełnianiem ankiety, wówczas może skontaktować się on z przeszkolonym pracownikiem podmiotu realizującego badanie, który udziela mu wskazówek odnośnie tego, co w danej sytuacji powinien zrobić. Zazwyczaj im więcej pracowników uczestniczy w badaniu, tym większa jest częstotliwość korzystania z helpdesku, co również ma pewien wpływ na końcową cenę badania.

Niekiedy zdarza się także, że w ramach badania zlecana jest dodatkowa usługa określana jako benchmark. Polega ona na tym, iż wyniki badań satysfakcji pracowników z danej firmy porównuje się z wynikami pracowników pracujących w tej samej branży, lecz w innych podmiotach. W Centrum Badawczo-Rozwojowym BioStat^® benchmark przeprowadzamy w ten sposób, iż realizujemy dodatkowe badanie na panelu badawczym wśród uczestników, którzy pracują w takiej samej, w której działalność prowadzi Zamawiający badanie. W ten sposób nasze podejście różni się od dominującego na rynku, gdzie benchmark przeprowadza się na podstawie analizy danych zastanych, które nie zawsze bywają aktualne. Realizacja badań benchmarkowych w ten sposób wiąże się jednak z dodatkowymi kosztami, które także trzeba uwzględnić przy końcowej wycenie.

Raport końcowy również jest elementem, który ma wpływ wycenę badania. W przypadku badań satysfakcji i zaangażowania pracowników analizuje się zazwyczaj to, jak różniły się między sobą odpowiedzi pracowników zajmujących różne stanowiska pracy, mających różny staż pracy, różniących się wiekiem oraz płcią. Czasami jednak Zamawiający zwraca się z prośbą o dokonanie dodatkowych, poszerzonych analiz i weryfikacji korelacji. Im bardziej obszerny ma być raport, im więcej analiz i korelacji ma zostać w nim zawartych, tym cena za jego przygotowanie również jest odpowiednio większa. Wiąże się ona bowiem z ponadstandardowym zaangażowaniem analityka w przygotowanie tego rodzaju dokumentu.

Jakie są konkretne koszty realizacji badania pracowników?

Jak wskazywaliśmy w poprzednich akapitach koszty realizacji badania pracowników zależą od wielu czynników. W tym miejscu chcielibyśmy jednak przybliżyć pewne orientacyjne kwoty, które są związane z poszczególnymi etapami realizacji tego rodzaju badania. Pierwszy etap wiąże się z przede wszystkim z opracowaniem kwestionariusza badawczego i pytań, które ma on zawierać. Gdy ankieta zostanie już opracowana wówczas trzeba przygotować także aplikację, która będzie obsługiwała ten kwestionariusz na stronie www lub kiosku ankietowym. Etap przygotowawczy obejmuje także przygotowanie materiałów informujących pracowników o badaniu, testy poczty e-mail (by sprawdzić, czy maile z zaproszeniami dochodzą do pracowników) oraz przygotowanie helpdesku. Szacunkowe koszty tych działań zazwyczaj mieszczą się w przedziale od 2 do 4,5 tysięcy złotych. Należy podkreślić jednak, iż wszystkie podawane tu wartości są kwotami netto.

Kolejnym etapem jest realizacja badania. W przypadku gdy badanie realizowane jest za pomocą elektronicznej wersji kwestionariusza ankiety koszt wypełnienia 1 ankiety waha się od 5 do 25 zł, przy czym średnio jest to zazwyczaj około 12 złotych. Wpływ na cenę ma nie tylko liczba pracowników biorących udział w badaniu, ale m.in. również to, czy dostęp do ankiety jest otwarty (ankietę może wypełnić każdy, kto ma do niej link), czy zamknięty (stosuje się mechanizmy zabezpieczające w postaci haseł i loginów, kodów). W tym drugim przypadku koszt każdej ankiety będzie nieco wyższy. Gdy w badaniu zostaje wykorzystana technika kiosków ankietowych dodatkowo należy doliczyć koszt wynajmu takiego urządzenia. Zazwyczaj jest to od 500 do około 900 złotych za 30 dniowy okres użytkowania infokiosku. W cenę tą wliczone jest dostarczenie urządzenia, wgranie aplikacji z ankietą, koszty pakowania i przesyłki po zakończeniu badań. Jeśli do badania chcemy wykorzystać papierowe ankiety, wówczas należy liczyć się z tym, iż koszt jednej z nich może mieścić się w przedziale od 10 do nawet 30 złotych (średni koszt to około 16 złotych). To, jaka będzie ostateczna cena również w tym przypadku jest uzależnione od liczby pracowników biorących udział w badaniu, liczby pytań zawartych w ankiecie, ewentualnej obecności badacza w zakładzie pracy itd.

Ostatnim etapem badania jest opracowanie raportu. Cena w tym przypadku uzależniona jest od tego, jak bardzo szczegółowe ma być to opracowanie. Opracowanie standardowego raportu to koszt około 2 tysięcy złotych. W przypadku gdy Zamawiający życzy sobie jednak, by w raporcie pojawiły się dodatkowe korelacje i analizy (np. oddzielnie dla poszczególnych pionów/działów firmy), wówczas cena przygotowania takiego dokumentu może sięgnąć około 8 tysięcy złotych.

Jaki może być zatem całkowity koszt badania satysfakcji pracowników? Załóżmy, że chcemy przeprowadzić badania na grupie 200 naszych pracowników, z których wszyscy dysponują służbowymi adresami e-mail. W takim przypadku będzie można zastosować technikę CAWI. Opracowanie kwestionariusza badawczego, przygotowanie komunikatów informujących o badaniu, test filtrów spam służbowej poczty e-mail oraz zapewnienie helpdesku pochłonie około 2600 złotych. Realizacja 200 ankiet o średniej długości (około 40 pytań) zabezpieczonych jednorazowym hasłem dostępu wyniesie około 2400 złotych. Opracowanie standardowego raportu końcowego będzie kosztować 2000 złotych. Łącznie koszt całego badania nie powinien przekroczyć zatem 7000 złotych netto.

Zobacz także: Zrozumienie badań pracowników

Czy można jakoś zmniejszyć koszty badania?

Istnieją pewne sposoby, które pozwalają na ograniczenie pewnych kosztów badania. Zamawiający może na przykład sam poinformować pracowników o zamiarze realizacji badania i przygotować materiały na ten temat w postaci plakatów, ogłoszeń w zakładowym radiowęźle, informacji wysłanych na służbową pocztę e-mail. Takie działanie może pozwolić zaoszczędzić nawet kilkaset złotych. Warto też zauważyć, iż niektóre firmy, które zlecają badanie satysfakcji pracowników rezygnują z usługi przygotowania raportu końcowego. W takim przypadku Zamawiający po zakończeniu ankietyzacji otrzymuje jedynie bazę (najczęściej w postaci pliku Excel), w której zamieszczone są wszystkie odpowiedzi badanych, jednak bez żadnych dodatkowych analiz oraz interpretacji uzyskanych wyników. Te działania najczęściej podejmują wówczas zazwyczaj pracownicy działu HR firmy, w której przeprowadzono badanie, lub też sama kadra zarządzająca. Decydując się na rezygnację z opracowania raportu końcowego możemy zaoszczędzić kilka tysięcy złotych. Warto jednak przemyśleć tę decyzję, gdyż opracowanie wyników przez zewnętrzny podmiot daje gwarancję tego, iż raport zostanie opracowany z zachowaniem zasady bezstronności oraz obiektywizmu.