Ankiety w badaniach pracowników – z jakich części się składają i jakie pytania zawierają?

Kwestionariusz ankiety jest najczęściej wykorzystywanym narzędziem badawczym podczas badań opinii oraz satysfakcji pracowników. W niektórych badaniach pracownicy mają okazję wypełniać tradycyjne, drukowane ankiety, które następnie wrzucają do specjalnie przygotowanych urn, znacznie częściej jednak wypełniają oni elektroniczne wersje kwestionariusza zamieszczone w Internecie, do których link wysyłany jest na ich służbowe skrzynki e-mail, lub też korzystają z kiosku ankietowego. Niezależnie od wybranej techniki zbierania danych najważniejszym elementem każdej ankiety są przede wszystkim zawarte w niej pytania. Zadawanie badanym odpowiednich pytań jest kluczowym elementem powodzenia realizacji badań pracowniczych. W niniejszym artykule chcielibyśmy się zatem skupić na ukazaniu tego, w jaki sposób poprawnie skonstruować ankietę badania satysfakcji oraz opinii pracowników oraz jakie pytania najlepiej w niej zawrzeć.

Jak zbudowana jest ankieta w badaniach satysfakcji i opinii pracowników i jakie pytania są w niej zawarte?

Wstęp

Kwestionariusz ankiety, którzy przygotowuje się przed rozpoczęciem badań, składa się z kilku elementów. Na samym początku znajduje się wstęp. Choć mogłoby się wydawać, że ta część kwestionariusza nie jest zbyt znacząca, że stanowi ona jedynie element pewnej kurtuazji, to jednak w istocie jest to element, na który należy zwrócić dużą uwagę budując ankietę. Wśród najważniejszych informacji, które powinny znaleźć się w tym miejscu ankiety jest:

• Cel badania: powinniśmy wyjaśnić pracownikom, dlaczego realizujemy badanie i dlaczego ich udział w nim jest ważny. 
• Informacja o dobrowolności wzięcia udziału w badaniu: na początku ankiety powinniśmy również zaznaczyć, że udział w badaniu jest dobrowolny, a niewzięcie w nim udziału nie będzie wiązało się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami.
• Zapewnienie o poufności: ważną informacją, która powinna się znaleźć na samym początku formularza ankiety jest także zapewnienie o poufności pomiaru. Brak takiej informacji może sprawić, iż udzielane przez pracowników odpowiedzi nie będą szczere, a przez to wyniki takiego badania nie będą odzwierciedlały rzeczywistości. Badani muszą mieć absolutną pewność, że pracodawca nie uzyska dostępu do indywidualnych odpowiedzi każdego z nich. Wstęp do ankiety jest dobrym miejscem, by fakt ten wyraźnie zaakcentować.
• Instrukcja wypełniania kwestionariusza: w początkowej części powinniśmy zawrzeć także wyjaśnienia odnośnie tego, jak respondenci mają zaznaczać swoje odpowiedzi w ankiecie (np. wyjaśnić im, że będą posługiwać się określoną skalą ocen).   
• Informacja o Wykonawcy oraz o helpdesku: we wstępie ankiety powinniśmy także zawrzeć informacje dotyczące tego, kto jest wykonawcą badania, a także wskazać kontakt do osoby, do której badany będzie mógł się zwrócić w razie problemów z wypełnieniem kwestionariusza.

Zobacz także: Jakie pytania warto zadać w badaniu satysfakcji pracowników?

Metryczka

Kolejnym elementem kwestionariusza badawczego zazwyczaj jest metryczka, choć należy podkreślić, że może się ona znajdować również na końcu ankiety. Jest to kilka pytań, w których pracownik podaje kilka podstawowych informacji odnośnie swoich cech społeczno-demograficznych oraz związanych z wykonywaną przez niego pracą. W przypadku mniejszych firm konstrukcja metryczki musi być starannie przemyślana. Jeśli w firmie pracują same kobiety i tylko 1 mężczyzna, wówczas pytanie o płeć mogłoby naruszyć zasadę poufności pomiaru. Pytania zawarte w metryczce pozwalają na etapie analizy wyników przypisać odpowiedzi do zbiorczych kategorii a następnie porównywać wyniki pomiędzy różnymi grupami respondentów. Może się bowiem okazać, że poziom satysfakcji osób z niewielkim stażu pracy (do 1 roku) jest całkowicie inny od tego, który występuje w grupie pracowników mających za sobą ponad 10 lat pracy w danej firmie. Aby to jednak wiedzieć, konieczne jest zadanie pytania o czas pracy w danej firmie lub na danym stanowisku W przypadku większych firm, w których występuje wiele stanowisk pracy, pytania zawarte w metryczce dotyczą na przykład:

• Płci;
• Wieku;
• Stażu pracy w firmie;
• Zajmowanego stanowiska (czasem stosuje się ogólniejszy podział na pracowników fizycznych oraz pracowników umysłowych);
• Oddziału firmy, w którym dana osoba pracuje.

Pytania merytoryczne

Najważniejszą częścią kwestionariusza ankiety są bez wątpienia pytania merytoryczne, bezpośrednio związane z tematyką, którą chcemy badać. W badaniach satysfakcji i opinii pracowników zgrupowane są one zazwyczaj w kilku blokach tematycznych. Większość z nich ma charakter zamknięty, a respondent odpowiadając na wybiera 1 z 6 wariantów odpowiedzi:

• ZDECYDOWANIE TAK - zgadzam się z danym stwierdzeniem w 100%, tak dzieje się zawsze i bez wyjątków
• TAK - zgadzam się z danym stwierdzeniem w 80%, tak dzieje się zawsze lub z nielicznymi wyjątkami
• RACZEJ TAK -zgadzam się z danym stwierdzeniem w 60%, tak dzieje się w ponad połowie przypadków
• RACZEJ NIE - zgadzam się z danym stwierdzeniem w 40%, tak dzieje się od czasu do czasu
• NIE - zgadzam się z danym stwierdzeniem tylko w 20%, tak dzieje się sporadycznie
• ZDECYDOWANIE NIE - nie zgadzam się z danym stwierdzeniem całkowicie, nigdy się tak nie dzieje

Zastosowanie pytań o charakterze zamkniętym ułatwia analizę oraz porównywanie wyników w różnych grupach badanych pracowników. Liczba pytań oraz bloków, w których są one zawarte zależy każdorazowo od celów badania, jakie chce osiągnąć osoba, która decyduje się na ich przeprowadzenie. Czasami cały kwestionariusz składa się jedynie z kilku pytań, jednak zazwyczaj jest ich kilkadziesiąt (40-60). Wśród najczęściej spotykanych obszarów badawczych można jednak wymienić:

1. Organizację pracy i bezpieczeństwo: w ramach tego obszaru pracownicy oceniają organizację pracy na swoim stanowisku oraz zapewnienie przez pracodawcę odpowiednich warunków do jej wykonywania. W tym bloku pracownicy oceniają takie twierdzenia jak.: Moje obowiązki zawodowe są jasno określone; Firma podejmuje działania dla polepszenia warunków pracy; Warunki socjalne na moim miejscu pracy są dobre (toalety, pokój socjalny, stanowisko pracy). 
2. Motywacja pracowników: w tym bloku pojawiają się pytania związane z motywacją pracowników do wykonywania swojej pracy. Pracownicy mogą w tym miejscu kwestionariusza ocenić również poziom swojego wynagrodzenia czy dodatkowych benefitów, które otrzymują będąc pracownikami firmy. W tym bloku pracownicy oceniają m.in. następujące twierdzenia: Moja praca jest ciekawa; Do pracy motywuje mnie: udział w szkoleniach, możliwość otrzymania podwyżki, możliwość samorealizacji i rozwoju, stabilność zatrudnienia, uznanie przełożonego, atmosfera na miejscu pracy.
3. Kultura organizacyjna w firmie: w ramach tego bloku pracownicy oceniają atmosferę w firmie, relacje z innymi pracownikami i ich sposób odnoszenia się do siebie. Badani oceniają na ile zgadzają się z twierdzeniami takimi jak np.: Mój bezpośredni przełożeni dba o dobrą atmosferę pracy; Moi współpracownicy odnoszą się do mnie z szacunkiem.
4. Nauka i rozwój: zadaniem badanych jest ocenienie, czy w swojej pracy mają szanse na rozwijanie swoich dotychczasowych umiejętności i zdobywania nowych. Wśród twierdzeń podlegających ocenie w tym bloku można wymienić np.:  Moi przełożeni zachęcają mnie do rozwoju; Firma, w której pracuję inwestuje w mój rozwój; Wykonując swoją pracę mam możliwość zdobywania umiejętności i doświadczenia. 
5. Komunikacja i przepływ informacji: pracownicy w tym bloku oceniają, czy przepływ informacji pomiędzy stanowiskami jest właściwy, czy wiedzą do kogo mogą się zwrócić w razie problemów, czy są informowani o działaniach, które zamierza podjąć ich firma. W tym bloku znajdują się twierdzenia, takie jak: Otrzymuję informacje o ważnych wydarzeniach w życiu firmy; Mogę bez przeszkód wypowiadać swoje zdanie o firmie; Wiem do kogo zwrócić się po pomoc w razie problemów; Mogę bez przeszkód dzielić się swoimi pomysłami. 
6. Wizerunek firmy i identyfikacja z firmą: w tym bloku pytań respondenci odpowiadają na pytania dotyczące tego, w jaki sposób postrzegają swoją firmę i czy identyfikują się z jej wartościami i celami, jakie ona przed sobą stawia. Przykładowe twierdzenia, które znajdują się w tym bloku pytań to m.in.: Znam cele i wizję firmy; Odczuwam satysfakcję, gdy mówię innym gdzie pracuję; Jestem dumny z pracy, którą wykonuję; Rekomendowałbym swoją firmę znajomym jako dobrego pracodawcę. 
7. Poczucie efektywności i jakości własnych działań: badani odpowiadający na pytania w tym bloku mają ocenić, czy mają poczucie tego, że ich praca wpływa na jakość świadczonych przez firmę usług lub wytwarzanych produktów. Badani dokonują tutaj samooceny efektywności wykonywanej przez siebie pracy, jak również oceniają czy nie są nią przeciążeni. Wśród twierdzeń podlegających ocenie w ramach tego bloku można wymienić: Rezultaty mojej pracy są zauważalne i wpływają na sukces całej firmy; Mam poczucie, że moja praca wpływa na jakość produktu; Uważam, że rezultaty mojej pracy są bardzo dobre.

Powyżej przedstawiono kilka przykładowych bloków tematycznych wraz z przykładami pytań, które są zawarte w każdym z nich. Dodatkowo w kwestionariuszu może pojawić się także kilka pytań o charakterze otwartym, w których pracownik będzie musiał udzielić pisemnej odpowiedzi własnymi słowami. Liczba takich pytań nie powinna być zbyt duża, by nie doprowadzić do sytuacji, w której pracownik znużony wypełnianiem ankiety przerwie jej wypełnianie nie odpowiadając na wszystkie pytania. 

W przestrzeni internetowej można znaleźć przykładowe wzory ankiet stosowanych w badaniach pracowniczych. Warto w tym miejscu polecić serwis Badanie Satysfakcji Pracowników, gdzie w zakładce „Przykładowe ankiety” można odnaleźć wzory takich ankiet, które można wykorzystać do samodzielnej realizacji badania. Warto także zaznaczyć, iż na tym portalu udostępniony został również specjalistyczny kwestionariusz wykorzystywany w badaniu metodą 360 stopni. Badanie metodą 360 stopni jest szczególnym rodzajem badania pracowników, pozwala ono bowiem określić kompetencje osób zatrudnionych w firmie. Badanie te jest przeprowadzone często wśród osób, które obejmują, lub mogą wkrótce objąć, ważne stanowiska w firmie. Kwestionariusz ankiety podczas tego typu badania jest wypełniany zarówno przez samą osobę, której kwalifikacje mają podlegać ocenie, jak również przez jej przełożonych oraz współpracowników. W ten sposób Zamawiający uzyskuje wiedzę zarówno na temat samooceny danego pracownika, jak również tego, jak jej kompetencje postrzegają inne osoby w firmie. Więcej o samym badaniu metodą 360 stopni można się dowiedzieć z dedykowanej strony.

- Ankieta w badaniach pracowników to najczęściej kwestionariusz zawierający ok. 40-50 pytań, w większości osadzonych na przyjętej skali. Zaleca się również pozostawienie pracownikom możliwości swobodnej wypowiedzi na temat 2-3 kwestii ujętych w pytaniach otwartych. Tak przygotowana ankieta nie jest dla respondenta męcząca, a jednocześnie dostarcza stosunkowo duży zasób danych pod kątem późniejszej ilościowo-jakościowej analizy - przekonuje Bartosz Olcha - dyrektor ds. badań w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.

Podziękowanie za udział w badaniu

Ostatnim elementem, który może znaleźć się w kwestionariuszu ankiety badań pracowniczych jest podziękowanie respondentowi za udział w badaniu.  Nie jest to element konieczny, lecz warto go dodać, by okazać swoją wdzięczność pracownikowi za poświęcony czas. Może to być prosty komunikat w stylu: Dziękujemy, że poświęciłeś swój czas na wypełnienie ankiety! Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna. Wyniki badania pomogą nam podjąć działania, które sprawią, że nasza firma już wkrótce stanie się lepszym miejscem pracy.

Badania satysfakcji pracowników można zrealizować samodzielnie, wykorzystując gotowe wzory ankiety. Dobrym pomysłem jest jednak zlecenie tego zadania specjalistom z Centrum Badawczo-Rozwojowego Biostat. Doświadczeni analitycy pomogą nie tylko przygotować kwestionariusz ankiety, który w największym stopniu będzie odpowiadał na potrzeby Zamawiającego, lecz także przeprowadzą całą firmę przez okres badań – przygotowując specjalne materiały informacyjne dla pracowników, dobierając odpowiednie techniki, które pozwolą najbardziej efektywnie zrealizować badanie zarówno w małych firmach, jak i dużych korporacjach. Rezultatem współpracy może być przygotowanie raportu, który będzie zawierał dokładne wyniki badania wraz z ich interpretacją oraz opisem wszystkich zastosowanych wskaźników. W dokumencie tym Zamawiający znajdzie także opracowane rekomendacje, które pozwolą utrzymać, lub poprawić, poziom satysfakcji pracowników.