Badania kultury organizacyjnej – dlaczego warto je przeprowadzić?

Kultura organizacyjna przedsiębiorstwa stanowi ważny element funkcjonowania firm. Próbując w sposób zwięzły wyjaśnić czym ona jest, można stwierdzić, iż kultura organizacyjna wyznacza sposób obecności i postępowania pracownika w pracy – począwszy od jego ubioru, przez sposoby komunikacji ze współpracownikami i przełożonymi, aż po zasady uzyskania awansu, premii itd. Inaczej mówiąc kultura organizacyjna to zbiór wartości oddziałowujących na pracowników, właściwy klimat organizacyjny, sposób zarządzania, podzielane przez pracowników znaczenia i symbole, schematy poznawcze, wymogi zachowania.

Pewne zasady kultury organizacyjnej mogą być spisane w oficjalnym dokumencie (np. regulaminie pracy). Często jednak mogą one przybrać postać norm nieformalnych, komunikowanych przez przełożonych w trakcie różnych rozmów, do których pracownicy powinni się dostosować. Badanie kultury organizacyjnej stanowi ważny element diagnozy przedsiębiorstwa ponieważ pozwala uchwycić to, co pracownicy myślą o zasadach i normach, których muszą przestrzegać w danej organizacji.

Kiedy warto przeprowadzić badanie kultury organizacyjnej?

Przeprowadzenie badań kultury organizacyjnej warto rozważyć nawet wtedy, gdy wydaje się, iż nie istnieją żadne szczególne przesłanki, by o nich myśleć. Pracodawca może być przekonany, iż w jego firmie wszyscy pracownicy są w pełni zadowoleni z panujących warunków. Może on jednak nie dostrzegać ukrytych konfliktów między pracownikami lub pracownikami a przełożonymi. Czasami pracownicy mogą też nie chcieć informować swojego szefa o swoich zastrzeżeniach bojąc się negatywnych konsekwencji. Z pewnością sygnałem, iż takie badanie warto przeprowadzić jest sytuacja, w której widzimy, iż w naszej firmie zaczyna pojawiać się duża rotacja pracowników – osoby, które są zatrudniane odchodzą po kilku lub kilkunastu tygodniach bądź miesiącach. Brak umiejętności dostosowania się do panujących w danym miejscu warunków, poczucie „obcości” panujących reguł, trudności w komunikacji z współpracownikami i przełożonymi mogą być czynnikami, które przyczyniają się do decyzji poszczególnych pracowników o odejściu z danej firmy.

Badania kultury organizacyjnej warto jednak przeprowadzić także w innych sytuacjach, np. wtedy, gdy w otoczeniu danej organizacji lub niej samej zachodzą duże zmiany. Dobrym przykładem może być np. dokonanie fuzji. Połączenie w jedną całość dwóch firm może stanowić wyzwanie także pod względem ujednolicenia zasad pracy, norm i wartości, których będą musieli przestrzegać pracownicy nowego podmiotu. Może się bowiem zdarzyć, iż w jednej z łączonych firm obowiązywały stroje formalne, w drugiej zaś pozwalano na dowolność w zakresie ubioru. Podobnie w jednej z łączących się firm mogły obowiązywać zasady zwracania się do siebie po imieniu, w drugiej zaś obowiązywała formuła „Pan/Pani”. Przeprowadzenie badań pomoże uchwycić te różnice i podjąć odpowiednie działania w celu ujednolicenia norm i zasad postępowania. Innymi powodami do przeprowadzenia tego rodzaju badań  mogą być również:

• Zmiana strategii działalności firmy;
• Planowanie istotnych zmian w funkcjonowaniu firmy;
• Brak osiągania zamierzonych przez firmę celów;
• Założenie nowej firmy, w której kultura organizacyjna będzie się dopiero tworzyć.

W tym miejscu warto wskazać, iż zmiana kultury organizacyjnej firmy w kierunku, który będzie odpowiadał pracownikom może przynieść danemu przedsiębiorstwu szereg korzyści. Wśród najważniejszych z nich można wymienić m.in.:

• Wzrost wydajności pracowników;
• Wzrost motywacji pracowników do wykonywania pracy;
• Zestrojenie potrzeb pracowników i potrzeb organizacji;
• Dopasowanie zmian do otoczenia;
• Poprawę jakości działania firmy.

Zobacz także: Zrozumienie badań pracowników

Aspekty badań nad kulturą organizacji i podstawowe typy kultury organizacyjnej

Badania nad kulturą organizacji mogą dotyczyć wielu różnych aspektów. Zazwyczaj jednak w celu przeprowadzenia badań stosuje się kwestionariusz OCAI, w którym zawarte są następujące bloki tematyczne:

• Ogólna charakterystyką organizacji;
• Styl przywództwa;
• Styl zarządzania pracownikami;
• Elementy zapewniającymi spójność organizacji;
• Elementy, na które w organizacji kładziony jest największy nacisk;
• Kryteria sukcesu organizacji.

Przy prowadzeniu badań za pomocą tego kwestionariusza pracownicy oceniają stan obecny oraz wskazują na stan pożądany. Dzięki temu Zamawiający badanie uzyskuje konkretną wiedzę dotyczącą tego, jak badani postrzegają obecną kulturę organizacyjną a jednocześnie dostaje on obraz tego, jak, zdaniem pracowników, powinna ona wyglądać. Wypełnienie ankiety trwa około 12 minut. Wyniki uzyskane w trakcie badania pozwalają na odniesienie ich do Modelu Wartości Konkurujących, który pozwala określić jaki typ kultury organizacyjnej przeważa w naszej organizacji.

• Klan – kultura organizacyjna charakteryzuje się elastycznością i swobodą działania pracowników oraz orientacją na sprawy wewnętrzne i integrację pracowników. Organizacja działająca według tego modelu  przypomina dużą rodzinę. Wszyscy czują się lojalni wobec siebie oraz są przywiązani do tradycji, która stoi za daną firmą. Wysoko ceni się pracę zespołową.
• Adhokracja – kultura organizacyjna charakteryzuje elastycznością i swobodą działania a jednocześnie zróżnicowaniem i zorientowaniem na osiągnięcie pozycji w otoczeniu. Organizacja, w której panuje taka kultura organizacyjna jest dynamiczna, kładzie nacisk na opracowywanie i wprowadzanie nowości. Pracownikom zapewnia się swobodę i oczekuje się od nich wykazania się inicjatywą.
• Rynek – kultura organizacyjna charakteryzuje się stabilnością i kontrolą a jednocześnie  zorientowaniem na osiągnięcie pozycji w otoczeniu. W organizacji kładzie się nacisk na wyniki. Wartościami cenionymi jest reputacja oraz sukces, którego miarą jest udział w rynku.
• Hierarchia – kultura organizacyjna charakteryzuje się nastawieniem na sprawy wewnętrzne oraz stabilnością i kontrolą. Organizacja jest sformalizowana, istnieją w niej jasno określone procedury postępowania. Jej działanie ma być przede wszystkim stabilne, przebiegające bez zakłóceń a przez to wydajne.

- Kultura organizacyjna stanowi fundament firmy, kształtując zachowania i interakcje pracowników oraz wpływając na efektywność działania. Czasami jest ona formowana przez zestaw wytycznych określonych w oficjalnych dokumentach, w innych przypadkach wyłania się spontanicznie i ma postać nieformalną. W każdym przypadku może mieć znaczenie dla pracowników i ich oceny satysfakcji z pracy. Część pracowników doceni jasno sformułowane wytyczne i instrukcje dotyczące kontaktów z klientem, inni wolą samodzielność i luźniejsze reguły. Jedni bez problemu przechodzą na "Ty" ze współpracownikami, inni mają z tym trudności. Aby poznać, czy obecna kultura organizacyjna odpowiada pracownikom, warto przeprowadzić badania. Pomogą one zrozumieć, jaki typ kultury organizacyjnej panuje w organizacji i czy jest zgodny z oczekiwaniami pracowników - wskazuje dr Michał Potracki - specjalista ds. badań i analiz w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.

Metody w badaniach kultury organizacyjnej

Metody, za pomocą których prowadzone jest badanie kultury organizacyjnej za każdym razem powinny być dostosowane do warunków, jakie panują w danym przedsiębiorstwie. Inne są bowiem możliwości badania, gdy wszyscy pracownicy posiadają służbowe adresy e-mail, a inne, gdy część z nich służbowej poczty nie posiada. Podstawowym narzędziem badawczym pozostaje jednak, jak już wspomniano, kwestionariusz ankiety. Może on przybrać zarówno postać papierową (technika PAPI), jak i elektroniczną (technika CAWI). Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż elektroniczna wersja kwestionariusza może być zamieszczona zarówno w Internecie (wówczas pracownicy na służbową pocztę e-mail otrzymują linki, które prowadzą ich do badania), jak również mogą być one wgrane do kiosków ankietowych, które zostają rozmieszczone na terenie zakładu pracy/organizacji. To rozwiązanie jest stosowane szczególnie wtedy, gdy część pracowników nie posiada służbowej poczty e-mail. Jeszcze inną możliwością jest umieszczenie kodów QR na plakatach i ulotkach informujących o badaniu. Wówczas pracownicy sami, w dogodnym dla nich momencie, mogą za pośrednictwem swojego smartfona zeskanować kod i przejść badania. Te rozwiązanie świetnie sprawdzi się też w sytuacjach, w których nie wszyscy pracownicy posiadają swoją skrzynkę mailową a ponadto pracują oni w różnych lokalizacjach.

Należy też podkreślić, iż zastosowanie w badaniach kwestionariusza ankiety w postaci elektronicznej jest tańsze, niż korzystanie z papierowych ankiet wrzucanych do urny. Ponadto czas realizacji badania jest szybszy, a  cząstkowych wyników możemy uzyskać jeszcze w trakcie trwania ankietyzacji.

Na końcu warto podkreślić, iż specjaliści z Centrum Badawczo-Rozwojowego Biostat mają duże doświadczenie w realizacji badań kultury organizacyjnej. Zaprojektują oni kwestionariusz ankiety, dostosowując go w jak największym stopniu do indywidualnych potrzeb danej organizacji, pomogą w przygotowaniu materiałów informujących pracowników o badaniu, przeprowadzą badanie oraz, na podstawie jego wyników, opracują raport, który będzie zawierał najważniejsze wnioski i rekomendacje.