Informacja zwrotna po przeprowadzeniu badania opinii i satysfakcji pracowników

Prowadzenie badań satysfakcji pracowników staje się coraz bardziej powszechnym elementem działalności obszarów HR. Wiele organizacji decyduje się na prowadzenie badań, otrzymuje wyniki i na tym ich działania kończą się. Takie podejście do badań satysfakcji pracowników nie przynosi oczekiwanych korzyści oraz nie buduje odpowiedniej postawy pracowników wobec tego rodzaju działań pracodawcy. Brak jakichkolwiek dalszych czynności na skutek zrealizowanego badania może powodować spadek zaufania pracowników, a także zainteresowania uczestnictwem w następnej edycji badania, jeśli na taką się zdecydujemy. Realizacja badań satysfakcji w celu samej identyfikacji jej poziomu to zatem tylko marnotrawstwo zasobów organizacji.

A więc, jakie działania pracodawca powinien podjąć po przeprowadzonym badaniu satysfakcji pracowników?

Przede wszystkim pracodawca powinien podzielić się z wynikami badania ze wszystkimi pracownikami. Niezmiernie istotne jest, aby informacja o rezultacie ankietyzacji trafiła do wszystkich osób zatrudnionych w organizacji, nie tylko kadry kierowniczej. Udzielenie informacji zwrotnej pracownikom to kolejny krok, jaki powinien podjąć pracodawca, który przeprowadził badanie satysfakcji pracowników. Poinformowanie osób zatrudnionych w organizacji o wynikach ankietyzacji to dla nich sygnał, jak ważne są dla firmy ich problemy. Ponadto, co najważniejsze, brak przekazania informacji o wynikach może sam w sobie prowadzić do niezadowolenia pracowników. Informacja zwrotna dla uczestników badania, a także pozostałych pracowników to narzędzie motywujące i budujące poczucie bycia wartościowym dla organizacji. Niezależnie więc, jakie stanowisko pracy obejmuje dana osoba oraz czy wzięła udział w badaniu, czy też nie, należy zapewnić jej możliwość zapoznania się z rezultatem pomiaru.

W jaki sposób komunikować wyniki badania swoim pracownikom?

Komunikowanie wyników badania satysfakcji pracowników może odbyć się na kilka sposobów. Najważniejsze jednak, aby informacja dotarła do wszystkich pracowników, dlatego tak istotny jest wybór odpowiedniej formy przekazu. Informacja zwrotna może zostać przekazana w formie krótkiego komunikatu obejmującego podsumowanie przeprowadzonego badania. Opracowanie powinno zawierać najistotniejsze kwestie dotyczące ankietyzacji, w tym osiągnięte wyniki oraz główne wnioski. Informacje w komunikacie w szczególności powinny być skupione na dalszych krokach pracodawcy, jakie zamierza podjąć celem poprawy sytuacji w firmie. Warto pamiętać, aby komunikat nie był długi – wystarczy przedstawienie najważniejszych wyników, które w największym stopniu mogą zainteresować pracowników. Dobrym rozwiązaniem jest przedstawienie wyników badania w formie graficznej, przykładowo jako plakat składający się z infografik. Dodatkowo warto powiadomić pracowników, iż w przypadku zainteresowania szczegółowymi wynikami badania mogą zgłosić się do swojego bezpośredniego przełożonego lub pracownika działu HR. Taka opcja pozwoli na skrócenie komunikatu do najistotniejszych aspektów, bez ryzyka wystąpienia niezadowolenia pracowników oczekujących bardziej szczegółowych informacji.

Zobacz też: Wyzwania i etyka w badaniach pracowników

Komunikat zawierający wyniki przeprowadzonego badania można rozpowszechnić za pomocą poczty e-mail, Intranetu, komunikatorów online, a także gazetki firmowej. Przy wyborze kanału przepływu informacji należy kierować się przede wszystkim powszechnością narzędzia oraz jego dostępnością dla wszystkich osób zatrudnionych w organizacji.

Innym sposobem komunikowania wyników badania jest ich prezentacja na spotkaniu z pracownikami. Jeśli w firmie organizowane są cykliczne spotkania, to jest to idealna okazja na przedstawienie rezultatu ankietyzacji. W przypadku braku spotkań cyklicznych z pracownikami można docelowo takie zorganizować. Najważniejsze jednak jest, aby prezentacja wyników w trakcie spotkania nie odbywała się w formie suchego przekazu uzyskanych wskaźników satysfakcji. Efektywne przedstawienie wyników badania odbywać powinno się w formie otwartej dyskusji. Wyniki omówione powinny być wraz z głównymi wnioskami i propozycjami dalszych działań. Prezentując zatem rezultaty, nie można zapomnieć o omówieniu działań planowanych do podjęcia w przyszłości, celem zwiększenia poziomu satysfakcji pracowników. Na podstawie wniosków płynących z badania należy zaprojektować działania, które mogą zniwelować zaobserwowane problemy lub podtrzymać dotychczasowy stopień zadowolenia. O samych planowanych działaniach należy także powiadomić pracowników, a nawet zapytać o ich opinie względem nowych rozwiązań.

Kiedy powinna zostać przekazana informacja zwrotna pracownikom?

Informacja zwrotna dla pracowników powinna zostać przekazana w możliwie najkrótszym czasie po zakończeniu ankietyzacji. Zbyt długie zwlekanie z przekazaniem informacji, może powodować bowiem, iż bieżąca sytuacja w firmie przysłoni problemy zgłaszane przez uczestników badania satysfakcji. Ponadto wydłużający się czas oczekiwania na wiadomość zwrotną może wpłynąć na spadek zaufania pracowników do rzetelności i przydatności realizacji takich przedsięwzięć.

Niemniej jednak, opracowanie skutecznego komunikatu o wynikach badania może zająć sporo czasu, dlatego wysłanie wiadomości zwrotnej w ciągu kilku dni, czy nawet tygodni może nie być możliwe. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest uwzględnienie w komunikacji badania wysyłki podziękowań za udział w badaniu wszystkim uczestnikom. W takiej wiadomości możemy także poinformować pracowników, iż podzielimy się z nimi wynikami pomiaru. Kilka dni po przeprowadzonym badaniu możemy także rozpowszechnić komunikat o frekwencji w badaniu. Taka krótka informacja spowoduje, iż pracownicy nie zapomną o badaniu i będą mieć większą pewność otrzymania informacji zwrotnej w zakresie wyników ankietyzacji.

- Raport z badania opinii pracowników nie powinien lądować w szufladach kierownictwa. Kluczowe dla budowania zaangażowania i poczucia wartości w organizacji jest udostępnienie wyników badania pracownikom. Przekazanie wyników ankietyzacji to sygnał, że ich opinie są ważne dla firmy. Brak przekazania informacji może prowadzić do niezadowolenia pracowników i zaważyć na tym, że kolejne badanie skończy się niepowodzeniem - tłumaczy Bartosz Olcha - dyrektor ds. badań w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.

Jak widać, przeprowadzenie badania pracowniczego to pierwszy krok w procesie podnoszenia poziomu satysfakcji osób zatrudnionych w firmie, który stanowi podstawę do dalszych działań. Specjaliści z Centrum Badawczo-Rozwojowego Biostat posiadają doświadczenie w realizacji badań pracowniczych. Produktem końcowym realizacji badań satysfakcji pracowników jest zazwyczaj raport uwzględniający otrzymane wyniki. Co najważniejsze, zakres raportu obejmuje również rekomendacje działań mogących podwyższyć poziom satysfakcji pracowników, które można wykorzystać podczas planowania przyszłych działań. W ramach realizacji badań satysfakcji pracowników możemy przygotować także komunikat dla pracowników z najważniejszymi wynikami i wnioskami płynącymi z pomiaru.