Komunikacja z pracownikami na temat badania satysfakcji – jak wygląda proces komunikacji i dostęp do badania?

- Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników jest etapem, który ma bezpośredni wpływ na responsywność badania. Odpowiednia komunikacja, jasne artykułowanie celów badania oraz zapewnienie anonimowości respondentów przekładają się na większe zaangażowanie pracowników i rzetelność uzyskanych danych - tłumaczy Bartosz Olcha - dyrektor ds. badań w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.

W artykule omówimy, skąd pracownicy dowiadują się o badaniu, jak wygląda komunikacja z nimi oraz w jaki sposób uzyskują dostęp do badania.

Źródła informacji o badaniu satysfakcji pracowników

Komunikacja internetowa

Jednym z najefektywniejszych sposobów informowania pracowników o badaniu satysfakcji jest komunikacja internetowa. W przypadku przedsiębiorstw, gdzie pracownicy mają dostęp do służbowych adresów e-mail, przekazywanie informacji o badaniu odbywa się właśnie tą drogą. Jest to szybki i bezpośredni sposób na dotarcie do pracowników i przekazanie najważniejszych informacji. Kluczowe jest tutaj, aby ta komunikacja była przejrzysta i zwięzła. Pracowników nie przytłacza się niepotrzebnymi wiadomościami, zamiast tego wysyłane są jedynie istotne komunikaty dotyczące badania, przypomnienia oraz podziękowania za udział. Co więcej, w dobie rosnącej cyfryzacji możliwe jest użycie komunikatorów online do szybkiego przekazywania informacji o badaniu.

Plakaty informacyjne

W zakładach, gdzie nie każdy pracownik ma dostęp do platform internetowych, można zastosować plakaty informacyjne. To efektywne narzędzie, które przypomina pracownikom o nadchodzącym lub trwającym badaniu. Umieszczone w odpowiednich miejscach, takich jak stołówki, korytarze czy szatnie, stanowią widoczny komunikat, który dociera do szerokiego grona osób. Na plakatach można umieścić link lub kod QR prowadzący bezpośrednio do ankiety, co umożliwia szybkie jej wypełnienie w dowolnym miejscu i czasie.

Komunikacja bezpośrednich przełożonych

Bezpośrednia komunikacja przez przełożonych jest również ważnym elementem kampanii informacyjnej dotyczącej badania satysfakcji. Informacja przekazywana przez liderów i menedżerów może wzbudzić zaufanie i zwiększyć motywację pracowników do wzięcia udziału w badaniu. Jest to ponadto sposób na zapewnienie, że informacje o badaniu dotrą do wszystkich pracowników, niezależnie od ich dostępu do technologii. Jedną z zalet tej formy komunikacji jest wzmocnienie wiarygodności. Informacja wychodząca od przełożonych jest bardziej wiarygodna i zachęca pracowników do uczestnictwa.

Zobacz też: Wyzwania i etyka w badaniach pracowników

Proces komunikacji z pracownikami

• Zapowiedź badania

Komunikacja dotycząca badania satysfakcji jest wieloetapowym procesem, który rozpoczyna się od zapowiedzi. W przypadku komunikacji za pomocą wiadomości e-mail lub platform komunikacyjnych, zapowiedź badania zawiera następujące informacje:

• Tematykę badania: Ogólny zakres tematyczny i cele badania.
• Termin: Data rozpoczęcia i zakończenia badania.
• Dostęp do ankiety: Sposób uzyskania dostępu do kwestionariusza.
• Anonimowość: Zapewnienie o zachowaniu pełnej anonimowości uczestników.
• Kontakt: Informacje o instytucji przeprowadzającej badanie oraz osobach obsługujących helpdesk.

• Zaproszenie do badania

Po pierwszym e-mailu, w dniu rozpoczęcia badania, pracownicy otrzymują kolejną wiadomość – zaproszenie do udziału w badaniu. Treść tego komunikatu jest zbliżona do zapowiedzi jednak pojawia się w niej aktywne hiperłącze oraz szczegółowa instrukcja umożliwiająca dostęp do ankiety.

- Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników jest etapem, który ma bezpośredni wpływ na responsywność badania. Odpowiednia komunikacja, jasne artykułowanie celów badania oraz zapewnienie anonimowości respondentów przekładają się na większe zaangażowanie pracowników i rzetelność uzyskanych danych - tłumaczy Bartosz Olcha - dyrektor ds. badań w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.

• Przypomnienie o trwającym badaniu

Aby zmaksymalizować frekwencję w badaniu, w trakcie jego trwania, pracownikom wysyłane są 2-3 wiadomości przypominające i zachęcające do udziału w badaniu. Przypomnienia te są kluczowe, ponieważ nawet najbardziej zaangażowani pracownicy mogą zapomnieć o wypełnieniu ankiety w natłoku codziennych obowiązków. Przypomnienia te zazwyczaj zawierają krótki komunikat, który przypomina o badaniu i podkreśla jego znaczenie dla organizacji.

• Podziękowanie

Po zakończeniu badania, niezwykle ważne jest podziękowanie wszystkim uczestnikom. Wiadomość z podziękowaniami nie tylko wyraża wdzięczność za poświęcony czas, ale również podkreśla, że opinie pracowników są cenne i będą uwzględnione w przyszłych decyzjach dotyczących firmy. Podziękowania te mogą również zawierać informacje o planowanych działaniach na podstawie wyników badania, co dodatkowo wzmacnia zaufanie pracowników do procesu.

Dostęp do badania

Dostęp do badania satysfakcji może być przeprowadzony na kilka sposobów. Jedną z metod, która gwarantuje anonimowość są jednorazowe kody dostępu. Jest to skuteczny sposób na zapewnienie, że każdy pracownik ma tylko jedną możliwość wypełnienia ankiety, co zapobiega duplikacji odpowiedzi. Warto zaznaczyć, iż przy zastosowaniu takiego systemu, kod dostępu jest jednorazowy, a pracownik po zamknięciu ankiety, nie ma możliwości powrotu do niej. W takim przypadku pomocny będzie helpdesk, po kontakcie z którym możliwe będzie wygenerowanie nowego kodu dostępu.

Alternatywną metodą jest przesyłanie bezpośrednich linków do ankiety w wiadomościach do pracowników o otwartym dostępie. Oznacza to, że każda osoba posiadająca link do badania będzie w stanie wziąć w nim udział oraz uzupełnić ankietę kilka razy. Linki te umożliwiają szybki i łatwy dostęp do badania, co zachęca pracowników do wypełnienia ankiety bez zbędnych komplikacji.

Inną metodą jest wykorzystanie kodów QR. Plakaty rozwieszone w firmie mogą zawierać wspomniane kody, które pracownicy skanują za pomocą swoich telefonów komórkowych, aby uzyskać dostęp do ankiety.

Możliwe jest połączenie obu metod np. unikalne kody wysyłane na pracownicze maile oraz otwarty link do ankiety udostępniony za pomocą kodu QR. Wtedy przygotowane zostają dwie wersje ankiet. Warto zaznaczyć, że niezależnie od wybranej metody prowadzenia badania, każdy jego uczestnik jest w pełni anonimowy.

Podsumowanie

Skuteczna komunikacja dotycząca badania satysfakcji pracowników jest kluczowym elementem jego sukcesu. Pracownicy dowiadują się o badaniu przez e-maile, czy plakaty w firmie. Proces komunikacji obejmuje wysyłanie szczegółowych wiadomości informacyjnych, przypomnień oraz podziękowań. Dostęp do badania jest zapewniany poprzez jednorazowe kody dostępu, bezpośrednie linki do ankiety lub kody QR. Dzięki tym działaniom, firmy mogą skutecznie angażować swoich pracowników w proces badania satysfakcji, co w efekcie przyczynia się do poprawy środowiska pracy i zwiększenia ogólnej efektywności organizacji.