Rola odpowiedniej komunikacji z pracownikami w badaniach satysfakcji i zaangażowania

Realizacja badań satysfakcji i zaangażowania pracowników jest wydarzeniem, do którego należy odpowiednio przygotować zarówno firmę, jak i, a może przede wszystkim, jej pracowników. Aby badanie cechowało się wysokim wskaźnikiem uczestnictwa, pracownicy powinni wiedzieć, kiedy będzie się ono odbywać oraz jak będzie przebiegać. W niniejszym materiale chcemy opisać, w jaki sposób podchodzimy w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat do kwestii komunikacji z pracownikami w ramach prowadzonych przez nas badań satysfakcji i zaangażowania pracowników.

Jak przebiega proces komunikacji w ramach realizacji badań satysfakcji i zaangażowania pracowników?

Już na etapie przygotowywania oferty realizacji badań satysfakcji i zaangażowania pracowników dla naszych klientów podkreślamy, że odpowiednia komunikacja z pracownikami jest kluczem do powodzenia takiego przedsięwzięcia. Najlepiej jest, gdy informacja o planowanym badaniu wychodzi najpierw od pracodawcy. Powinien on przede wszystkim wyjaśnić pracownikom cele badania – a więc odpowiedzieć na pytanie, dlaczego takie badanie będzie miało miejsce w firmie. Ponadto pracodawca powinien wyraźnie podkreślić, że udział w ankietyzacji jest w pełni dobrowolny, a samo badanie będzie realizowane przez podmiot zewnętrzny. Kluczową informacją dla wielu pracowników może się okazać także zapewnienie o anonimowości w badaniu. Oznacza to, że ani pracodawca, ani podmiot realizujący badanie nie będą mieli możliwości ustalenia, który z pracowników wypełnił daną ankietę. Uzyskane wyniki badania będą przedstawione w raporcie końcowym w sposób zbiorczy. Kolejną istotną informacją, która powinna znaleźć się w komunikacji przekazanej przez pracodawcę, jest planowany termin realizacji badania oraz sposób, w jaki będzie ono prowadzone (np. badanie za pomocą ankiety internetowej, kiosku ankietowego, papierowej ankiety wrzucanej do urny).

Sposób, w jaki pracodawca przekaże tę wiadomość pracownikom, w dużym stopniu zależy od specyfiki zakładu pracy. W mniejszych zakładach pracy dobrym rozwiązaniem może być organizacja spotkania osób zarządzających firmą lub badacza z pracownikami; w większych – informacja podana przez radiowęzeł lub na tablicy ogłoszeń.

Warto podkreślić, że w ramach naszej oferty przygotowujemy wzór wiadomości e-mail zapowiadającej przeprowadzenie badania w firmie, którą pracodawca może wysłać ze swojej poczty e-mail na adresy swoich pracowników przed rozpoczęciem badania. Pomagamy również w opracowaniu plakatów/ulotek promujących badanie oraz prowadzimy spotkania z załogą poprzedzające proces badawczy.

Kolejne etapy komunikacji z pracownikami

Kolejne etapy komunikacji z pracownikami leżą już po naszej stronie – jako wykonawcy badania. Jeszcze przed rozpoczęciem badania i wysyłką naszych komunikatów do pracowników przeprowadzamy testy, które mają wykazać, czy wysyłane przez nas wiadomości skutecznie docierają na skrzynki e-mail pracowników. Po przeprowadzeniu testów i upewnieniu się, że nasze wiadomości są dostarczane prawidłowo, rozpoczynamy wysyłkę zaproszeń do udziału w badaniu. Dużą wagę przykładamy do tego, aby treść zaproszenia była zrozumiała i zawierała wszystkie kluczowe informacje: cel badania, gwarancję anonimowości, instrukcję wypełnienia ankiety wraz z linkiem do niej oraz daty rozpoczęcia badania i jego zakończenia. Aby zwiększyć wskaźnik odpowiedzi, wysyłamy również przypomnienia (zazwyczaj 2-3 w trakcie trwania badania) o trwającej ankietyzacji. Przypomnienia te są ważnym elementem procesu, ponieważ motywują pracowników do wypełnienia ankiety, a jednocześnie pokazują, że ich udział w badaniu rzeczywiście jest istotny. Warto dodać, że zarówno w zaproszeniu do badania, jak i komunikatach przypominających, zamieszczamy dane do naszego helpdesku, który udziela pracownikom pomocy w przypadku wystąpienia problemów z wypełnieniem kwestionariusza.

Ostatnim komunikatem, jaki wysyłamy pracownikom, jest podziękowanie za udział w badaniu. Komunikat ten jest wysyłany po zakończeniu badania. Jego zadaniem jest nie tylko wyrażenie wdzięczności za poświęcony czas i zaangażowanie, ale również podkreślenie, jak ważny był ich wkład w proces badawczy. W ten sposób zamykamy proces badania w sposób profesjonalny, z poszanowaniem czasu i wkładu wszystkich uczestników, co sprzyja lepszym relacjom w przyszłości oraz zachęca do udziału w kolejnych badaniach. Nierzadko do podziękowań dołączany jest skrócony raport z wynikami badania, z którym może się zapoznać każdy pracownik, niezależnie od tego czy wziął udział w badaniu.

Warto podkreślić, że treść i forma graficzna wszystkich komunikatów, które wysyłamy do pracowników, jest uzgadniana jeszcze na etapie projektowania narzędzi badawczych z zamawiającym i zawiera jego sugestie. Staramy się dopasować w maksymalnym stopniu styl i język komunikatów do specyfiki badanej organizacji i jej kultury organizacyjnej. Czasem zatem są to komunikaty pisane oficjalnym językiem, czasem jednak ich język jest luźniejszy. Z Zamawiającym ustalamy ponadto daty wysyłki poszczególnych komunikatów. 

A co w przypadku jeśli pracownicy nie posiadają służbowej poczty e-mail?

W przypadku pracowników, którzy nie posiadają służbowych adresów e-mail, wykorzystujemy inne formy komunikacji. Plakaty informacyjne, umieszczane w widocznych miejscach w zakładzie pracy, to doskonałe rozwiązanie. Plakaty te zawierają najważniejsze informacje o badaniu oraz mogą być wzbogacone o kody QR prowadzące bezpośrednio do ankiety online. Dodatkowo, w zależności od specyfiki zakładu pracy, stosujemy drukowane zaproszenia, które mogą być wręczane bezpośrednio pracownikom. Takie zaproszenia, szczególnie jeśli są imienne, mogą skutecznie zachęcić pracowników do udziału w badaniu.

Podsumowanie