Anonimowość w badaniu pracowników – dlaczego jest ważna?

Badania pracowników stanowią ważny element diagnozy danego przedsiębiorstwa. Pozwalają one poznać m.in.:

• jaki jest poziom zadowolenia z wykonanej pracy zatrudnionych u nas osób,
• jakie są czynniki, które motywują do pracy, a jakie do niej zniechęcają,
• jakie jest zaangażowanie osób na poszczególnych stanowiskach w wykonywanie swojej pracy,
• co pracownicy sądzą o panującej w danej firmie kulturze organizacyjnej,
• czy istnieje potrzeba szkolenia pracowników, a jeśli tak, to których i w jakim zakresie,
• czy warunki bezpieczeństwa i higieny pracy są przez pracodawcę zapewnione, a przez pracowników przestrzegane,
• jakie relacje panują między pracownikami.

Dobrze przeprowadzone badania pracowników mogą zatem pomóc ocenić sytuację panującą w danym miejscu pracy – zarówno pod kątem słabych stron firmy, jako pracodawcy, jak i jej mocnych stron. Poznając opinie pracowników o swojej firmie możemy podjąć działania, które będą zmierzać do poprawy sytuacji w tych miejscach, co do których zatrudniani przez nas pracownicy mają najwięcej zastrzeżeń. Wyciągnięte z badań wnioski i stworzone na ich podstawie rekomendacje mogą, po ich zaimplementowaniu w miejscu pracy, przyczynić się np. do zwiększenia poziomu zaufania pracowników względem swojego pracodawcy, zwiększyć ich lojalność wobec firmy. Tym samym ograniczona może zostać ich rotacja – w tym odchodzenie z pracy osób z największym doświadczeniem i umiejętnościami, które w największym stopniu decydują o tym, jaki wynik firma osiąga. Nie można także zapomnieć, iż zadowoleni pracownicy zawsze będą stanowili najlepszą wizytówkę naszej firmy. Mogą oni rekomendować swoim znajomym nie tylko wytwarzane przez nas produkty, czy usługi, lecz także polecać naszą firmę jako dobre miejsce pracy, gdzie warto aplikować. W ten sposób małym nakładem sił i środków nie tylko możemy zwiększyć naszą sprzedaż, ale również pozyskać kolejnych, kompetentnych pracowników. Wobec powyższego w pełni uprawnionym jest stwierdzenie, iż dobrze przeprowadzone badania pracowników mogą przyczynić się do lepszego funkcjonowania firmy.

Anonimowość w badaniach pracowników

Ważnym aspektem badań pracowników jest kwestia zapewnienia w ich trakcie anonimowości. Dlaczego jest to istotne? Otóż, decydując się na tego rodzaju badania przede wszystkim powinno nam zależeć na uchwyceniu prawdziwego obrazu sytuacji, jaka panuje na tworzonych przez nas miejscach pracy. Należy pamiętać, iż badania te nie tyle powinny służyć temu, aby wykazać „jak jest dobrze”, co przede wszystkim dać odpowiedź na pytanie o to „co mogłoby być lepiej”. W związku z tym pracownicy, którzy są objęci badaniem powinni być całkowicie przekonani, że ich odpowiedzi – nawet te, które nie są pochlebne wobec pracodawcy – pozostaną anonimowe. Pracownik nie może obawiać się tego, że w sytuacji, gdy podczas badań wyrazi o swoim pracodawcy/przełożonym mocno krytyczną opinię, to w następstwie spotkają go za to nieprzyjemne konsekwencje.

Należy też pamiętać, iż w wielu firmach istnieją liczne, nieformalne sieci powiązań i relacji między pracownikami. Zdarza się, iż wychodzą one poza obszar pracowniczy i przekładają się na życie prywatne pracowników. Wszelkie występujące „na prywatnej stopie” animozje i antypatie, a z drugiej strony stosunki koleżeńskie, a nawet przyjaźnie między poszczególnymi pracownikami, mogą mieć wpływ na wykonywane przez nich obowiązki zawodowe oraz ogólną atmosferę panującą w miejscu pracy. Aby poznać te „nieformalne” relacje potrzebne jest zapewnienie poufności badanym osobom.

Trzeba także podkreślić, iż zapewnienie anonimowości badania wyraźnie zwiększa udział respondentów w badaniu. Pracownicy o wiele chętniej wezmą udział w badaniu, jeśli będą wiedzieli, że ich odpowiedzi – również krytyczne wobec pracodawcy – pomogą zmienić sytuację obecną w ich firmie na lepsze. Warto ich, zatem przed rozpoczęciem badania zaznajomić z jego celami oraz podkreślić, iż udział w nim jest dobrowolny oraz anonimowy.

- Anonimowość uczestników badania ma fundamentalne znaczenie w badaniach opinii pracowników. Badanie anonimowe generuje wyższy wskaźnik udziału (response rate), większe zainteresowanie badaniem. Realizując badanie anonimowo uzyskujemy prawdziwy obraz organizacji, niezniekształcony tym, że jakaś część pracowników zrezygnowała z udziału w badaniu w obawie o możliwość ich rozpoznania - zauważa Bartosz Olcha - dyrektor ds. badań w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.

Jak zapewnić anonimowość podczas badań pracowników?

Centrum Badawczo-Rozwojowe Biostat^®, mając duże doświadczenie w realizowaniu badań pracowników wypracowało odpowiednie procedury i mechanizmy gwarantujące anonimowość respondentów. Przede wszystkim należy zaznaczyć, iż już sam fakt, że badanie jest realizowane przez zewnętrznego wykonawcę może zapewnić większą otwartość i szczerość badanych osób, zwłaszcza przy odpowiedziach na pytania, które z różnych względów mogą one uznać za w jakiś sposób „drażliwe”, „trudne”, „delikatne”.

W przypadku badań o charakterze ilościowym specjaliści pracujący w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat^® stworzyli rozwiązania w postaci specjalnych mechanizmów logowania do internetowego kwestionariusza ankiety za pomocą jednorazowych kodów oraz unikalnych danych identyfikacyjnych. Rozwiązaniem gwarantującym anonimowość i poufność badanych jest też wolny dostęp do kwestionariusza ankiety. Warto w tym miejscu przybliżyć, jak działają te mechanizmy zabezpieczające anonimowość respondenta - e-badania pracowników.

• Mechanizm jednorazowych kodów polega na tym, iż pracownik, który podlega badaniu otrzymuje wiadomość e-mail z zaproszeniem do udziału w badaniu wraz z linkiem prowadzącym go do kwestionariusza badania. Kwestionariusz ten pozostaje jednak zamknięty do momentu wygenerowania specjalnego kodu. Kod jest generowany samodzielnie przez pracownika, wpływa na jego pocztę elektroniczną i można go wykorzystać tylko jeden raz. Jeśli pracownik w trakcie wypełniania ankiety przerwie ją i zamknie sesję, wówczas nie będzie miał on możliwości powrotu do niej w późniejszym czasie. Odzyskać dostęp można wyłącznie poprzez kontakt z helpdeskiem Biostat^®. Mechanizm jednorazowych kodów można wykorzystać również podczas badań prowadzonych z wykorzystaniem kiosku ankietowego. Wówczas Wykonawca badania generuje pulę kodów, która odpowiada liczbie osób, które podlegają badaniu. Każdemu badanemu przysługuje tylko jeden kod dostępu do udziału w badaniu. Podstawową zaletą tego mechanizmu jest pełna anonimowość badanych – nie potrafi ich zidentyfikować nawet Wykonawca badania. To z kolei przekłada się na wysoki współczynnik response rate – tj. duży odsetek respondentów, którzy biorą udział w badaniu.
• Mechanizm unikalnych danych identyfikacyjnych polega na przesłaniu na adres e-mail pracownika zaproszenia do udziału w badaniu wraz z indywidualnymi danymi do logowania (login, hasło) przydzielonymi przez Wykonawcę badania. Zaletą tego rozwiązania jest fakt, iż respondent może w trakcie wypełniania ankiety przerwać ją, a następnie – w wolnej chwili – powrócić do jej wypełniania, logując się ponownie za pomocą otrzymanych wcześniej danych identyfikacyjnych. Należy jednak zaznaczyć, iż w przypadku tego mechanizmu istnieje techniczna możliwość identyfikacji przez Wykonawcę badania danego respondenta. Badania z wykorzystaniem tej metody charakteryzują się zatem nieco niższym współczynnikiem response rate.
• Mechanizm wolnego dostępu do kwestionariusza ankiety polega na tym, iż pracownikom na ich pocztę elektroniczną zostaje wysłany, wraz z zaproszeniem do udziału w badaniu, link do kwestionariusza ankiety. Każda osoba, która posiada link może przystąpić do wypełnienia ankiety. Zaletą tego rozwiązania jest pełna anonimowość respondentów oraz wysoki współczynnik udziału w badaniu. Wadą jest ograniczona kontrola nad procedurą realizacji badania. Dostęp otwarty znajduje zastosowanie także w przypadku kiosków ankietowych.

Zobacz też: Wyzwania i etyka w badaniach pracowników

Rodzaje badań pracowników

Centrum Badawczo Rozwojowe Biostat^® prowadzi badania dotyczące różnych aspektów obecności pracownika w firmie. Badania te zazwyczaj przybierają charakter ilościowym, a podstawowym narzędziem badawczym pozostaje kwestionariusz ankiety wypełniany drogą tradycyjną (PAPI), internetową (CAWI) lub też przy pomocy ustawionych w miejscu pracy specjalnych kiosków ankietowych.

Specjaliści mogą pomóc zaprojektować, a następnie przeprowadzić zarówno okresową ocenę pracowników, badanie satysfakcji pracowników, badanie kompetencji pracowników, badanie potrzeb szkoleniowych pracowników. Dużą popularnością cieszą się także badania metodą 360 stopni, które mają na celu ocenę całego otoczenia badanego pracownika. W tym badaniu pracownik, który podlega ocenie innych (współpracowników, przełożonych), sam równocześnie dokonuje samooceny. Osoba, która jest oceniana nie zna szczegółowych ocen innych, lecz otrzymuje ogólną informację o opinii otoczenia na swój temat, z podziałem na poszczególne obszary kompetencyjne oraz cechy osobowości. Badanie to ukazuje poszczególnym pracownikom (a także przełożonym, szefowi – jeśli te osoby także podlegają badaniu), jakie ich cechy są przez współpracowników uznawane za atuty, a które są odbierane za wady, są traktowane przez innych negatywnie. Tego rodzaju badania pozwalają np. określić indywidualne ścieżki rozwoju i kariery, pozwalają poprawić kulturę organizacyjną firmy, czy pomagają zidentyfikować ukryte dotychczas umiejętności i kompetencje danego pracownika.