Pracownicy nie mają adresu e-mail? Jak wtedy zrealizować wśród nich badania?

Przeprowadzenie badań pracowników z punktu widzenia przedsiębiorstwa niesie wiele zalet, chociażby w postaci poznania opinii pracowników na temat poszczególnych aspektów ich obecności w pracy, uzyskania wiedzy odnośnie ich motywacji do pracy oraz oczekiwań, które są przez nich formułowane względem swojego pracodawcy. Równocześnie pracownicy działów HR dużych przedsiębiorstw myśląc nad realizacją tego rodzaju badań mogą zastanawiać się w jaki sposób przeprowadzić je na dużej grupie pracowników, którzy często nie posiadają własnych służbowych adresów e-mail, co uniemożliwia wysłanie im linków do kwestionariusza ankiety. W niniejszym materiale wykażemy, jakie są możliwości realizacji badań satysfakcji i zaangażowania dużych grup pracowników, którzy nie posiadają służbowej poczty elektronicznej.

Jak zrealizować badanie, gdy pracownicy nie mają służbowej poczty e-mail?

Posiadanie przez pracowników służbowej poczty e-mail choć może znacząco ułatwić przeprowadzenie badań satysfakcji oraz zaangażowania pracownika, jednak nie jest warunkiem koniecznym dla ich realizacji. Istnieją sposoby wykonywania tego typu badań bez konieczności wykorzystania w tym celu poczty elektronicznej.

• Kody QR na materiałach informujących o badaniu

Jeśli badanie ma być przeprowadzone pośród pracowników pracujących w różnych filiach dużego przedsiębiorstwa, które są zlokalizowane w rożnych częściach kraju, wówczas jednym z rozwiązań, które umożliwia przeprowadzenie badań, są kody QR prowadzące do ankiety internetowej. Cały proces wygląda w ten sposób, iż na materiałach informujących o badaniu, zamieszcza się skrócone linki, lub wspomniane kody QR, które po zeskanowaniu za pomocą smartphona prowadzą wprost do internetowego kwestionariusza ankiety. W ten sposób Zamawiający badanie odpowiada tylko za kolportaż plakatów oraz zaproszeń do odpowiednich oddziałów, w których ma zostać przeprowadzone badanie. Pracownicy pobierając zaproszenia, lub też skanując kody QR umieszczone na plakatach, mogą w dogodniej dla nich chwili przystąpić do ankietyzacji. Metryczka zawarta na początku każdego kwestionariusza pozwala natomiast na precyzyjne określenie np. tego, z jakich oddziałów pochodzi dana grupa wyników oraz pracownicy na jakich stanowiskach przystąpili do badania.

Zobacz też: Wyzwania i etyka w badaniach pracowników

 Innymi zaletami takiego rozwiązania są:

• Stosunkowo niskie koszty przeprowadzenia badania (brak konieczności druku papierowych ankiet, ich konfekcjonowania, rozprowadzania ich pomiędzy różnymi oddziałami, skanowania skanerem OCR wypełnionych kwestionariuszy itd.).
• Możliwość ankietowania dużych grup pracowników pracujących w oddziałach rozrzuconych na terenie całego kraju,
• Podgląd w czasie rzeczywistym do cząstkowych wyników w trakcie trwania badania.

• Kioski ankietowe

Innym rozwiązaniem stosowanym do badania pracowników, którzy nie posiadają własnych adresów e-mail są kioski ankietowe. Te rozwiązanie najlepiej zastosować wówczas, gdy badamy pracowników w jednej lokalizacji (np. w dużej fabryce, pojedynczym markecie). Wówczas możemy tego typu urządzenia rozstawić w tych miejscach, w których najczęściej przebywają pracownicy (np. wejście do zakładu pracy, szatnia, portiernia, stołówka, pokój socjalny). Pracownicy w wolnej chwili mogą podejść do kiosku i rozpocząć wypełnianie kwestionariusza ankiety. W tym miejscu warto zaznaczyć, iż obsługa kiosków ankietowych jest bardzo intuicyjna i nie sprawia problemów nawet tym osobom, które nie podążają za nowymi technologiami. Czuły ekran dotykowy oraz przyjazny interfejs aplikacji z wgranym kwestionariuszem ankiety pozwalają na bezproblemowe wzięcie udziału w badaniu przez różne grupy pracowników. Również w tym przypadku uzyskujemy dostęp do bieżącego podglądu cząstkowych wyników badania przez cały okres jego trwania. Warto pamiętać, iż  zaletą takiego rozwiązania jest też to, iż pracownicy nie muszą posiadać własnego smartphone ani komputera, aby wziąć udział w ankietyzacji.

• Badanie za pomocą papierowych ankiet (technika PAPI)

Pewnym rozwiązaniem badań pracowników, którzy nie posiadają służbowej poczty elektronicznej, jest również badanie realizowane za pomocą tradycyjnych, papierowych ankiet. Jego wadą, w stosunku do zaproponowanych wyżej rozwiązań, jest odpowiednio wyższy koszt realizacji (w tym przypadku trzeba uwzględnić kosztu druku papierowych ankiet, ich konfekcjonowania, przygotowania urn, skanowania każdej wypełnionej ankiety skanerem OCR). Badanie prowadzone w ten sposób jest ponadto bardziej czasochłonne. Równocześnie trzeba jednak pamiętać, iż dla pewnych grup pracowników wypełnianie tradycyjnych papierowych kwestionariuszy ankiety może być z różnych względów bardziej wygodne. Papierowa ankieta wrzucana do urny może dawać niektórym pracownikom większe poczucie anonimowości badania – choć oczywiście wszystkie z wyżej wymienionych wyżej rozwiązań taką anonimowość pracownikom potrafią zapewnić. Badania przeprowadzone za pomocą tradycyjnych papierowych kwestionariuszy warto realizować wtedy, gdy wszyscy nasi pracownicy pracują w jednym miejscu – wówczas koszty związane z rozprowadzeniem ankiet są odpowiednio mniejsze, niż w przypadku jeśli ankiety trzeba kolportować do wielu oddziałów znajdujących się w różnych miejscowościach. W tym miejscu trzeba również wspomnieć, iż badania z wykorzystaniem techniki PAPI mogą być prowadzone zarówno z obecnością moderatora, który czuwa nad prawidłowym procesem wydawania ankiet poszczególnym pracownikom oraz ich późniejszym zwrotem do urn. Osoba ta może też w trakcie badań odpowiadać na wszystkie pytania i wątpliwości zgłaszane przez pracowników. Równocześnie badania takie mogą odbywać się także bez udziału moderatora, wówczas pracownicy sami pobierają kwestionariusze ankiety – co jednak może w pewnych sytuacjach powodować pewne nadużycia (np. wypełnienie przez jednego pracownika kilku ankiet).

- Posiadanie przez pracowników służbowych adresów e-mail nie jest konieczne do tego, aby przeprowadzić wśród nich badanie satysfakcji i zaangażowania pracowników. W takim przypadku skutecznymi metodami mogą być kioski ankietowe, rozmieszczone w miejscach, gdzie pracownicy przebywają, oraz plakaty z kodem QR, który po zeskanowaniu przekierowuje do kwestionariusza online. Możliwe jest także tradycyjne podejście, polegające na wykorzystaniu papierowych ankiet, które pracownicy wypełniają i wrzucają do urny. Dobór konkretnych technik badań zależy od charakterystyki danego miejsca pracy i ma na celu jak najefektywniejsze przeprowadzenie badania - komentuje dr Michał Potracki - specjalista ds. badań i analiz w Centrum Badawczo-Rozwojowym Biostat.

Z techniki PAPI warto skorzystać w połączeniu z innymi technikami zbierania danych – w tym tych, które zostały wcześniej w ramach tego tekstu. W ten sposób pracownicy preferujący nowoczesne technologie mogą skorzystać z kiosków ankietowych, czy kodów QR prowadzących do internetowego kwestionariusza ankiety, zaś ci preferujący bardziej tradycyjne rozwiązania będą mogli wypełnić formularz badania w wersji papierowej. Połączenie kilku technik zbierania danych w ramach jednego badania istotnie zwiększa współczynnik response rate, co oznacza, iż więcej pracowników bierze w nim udział, przez co końcowe wyniki są bardziej miarodajne.

Podsumowując, przeprowadzenie badań satysfakcji i zaangażowania wśród pracowników nie posiadających służbowej poczty e-mail wcale nie musi być trudne. Istnieje kilka sposobów, w tym te przedstawione w niniejszym materiale, które pozwalają na ich stosunkowo łatwe przeprowadzenie. Planując tego rodzaju badania najlepiej zwrócić się jednak do specjalistów. Eksperci z Centrum Badawczo-Rozwojowego BioStat^® mają wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu badań satysfakcji pracowników, pracujących w różnych warunkach i w różnych gałęziach gospodarki. Kompleksowe usługi są świadczone na każdym etapie realizacji badania – od jego zaprojektowania, stworzenia metodologii i narzędzi badawczych, poprzez zaprojektowanie i wykonanie materiałów informacyjnych dla pracowników wraz z umieszczeniem na nich kodów QR, realizację samego badania, aż po analizę zebranego materiału i opracowanie na jego podstawie raportu, zawierającego najważniejsze wnioski i rekomendacje. Na każdym etapie badania gwarantujemy pełną współpracę z Zamawiającym i dostosowanie badania do indywidualnie określonych celów i możliwości. Zastanawiając się nad przeprowadzeniem badań satysfakcji i zaangażowania pracowników warto więc zlecić to zadanie profesjonalnym badaczom z Centrum Badawczo-Rozwojowego BioStat.